Payer moins d’impôts : les frais réels.

Lorsque vous remplissez votre déclaration d’impôts sur le revenu, vous avez le choix entre la déduction forfaitaire de 10% ou le calcul des frais réels concernant vos frais professionnels. Généralement, puisque les 10% sont automatiquement appliqués par l’administration fiscale, on ne cherche pas à modifier cette option. Et on a peut être tord ! En effet (certes au prix de quelques efforts et calculs, mais on n’a rien sans rien 😉 ) il est possible de payer moins d’impôts en établissant que le montant de vos frais réels dépasse ces fameux 10%.
N’oubliez pas, hélas, que tout augmente : essence, péages, stationnement etc… Donc il est possible selon votre situation professionnelle que le total des dépenses listées dans la suite de l’article représente plus de 10% de votre salaire, auquel cas il n’y a aucune raison d’en faire cadeau à nos amis des services fiscaux…
D’autant que la déduction forfaitaire est encadrée par un minimum déductible (421 €, somme portée à 924 € si vous êtes demandeur d’emploi depuis plus d’un an) et un maximum (14.157 €), alors que pour les frais réels, vous déduisez la somme exacte, sans aucune limitation. Si d’aventure cette somme est supérieure à celle de vos salaires, le déficit peut être imputé sur vos autres revenus. Un avantage à ne pas négliger.

Frais réels : le trajet

Sont pris en compte, et sont déductibles en intégralité lorsque l’on effectue un trajet ne dépassant pas 40 kms entre son travail et son logement (donc 80 kms aller/retour) les frais concernant :
-le carburant
-le stationnement
-les péages
-les pneus
-l’assurance
-l’entretien
-les réparations
-les intérêts de l’emprunt contracté pour l’acquisition du véhicule destiné à une utilisation professionnelle.

Dans le cas où votre trajet dépasse les 80 kms A/R, vous devez fournir un justificatif explicatif de ce dépassement (pas d’emplois dans la zone des 40 kms, déménagement de votre société, raisons médicales etc…).
Concernant les frais de stationnement (exclusivement liés à votre activité professionnelle), ils ne seront validés que si aucun parking gratuit ne se trouve près de votre entreprise.

Frais réels : le matériel

-le téléphone : l’acquisition d’un portable, s’il ne dépasse pas les 500 € Hors Taxes, est entièrement remboursée. L’abonnement et les communications le sont aussi, à condition bien sûr qu’ils soient à but professionnel. Dans le cas où l’usage est autant pour le travail que pour le privé, seule la moitié des dépenses sera prise en charge.

-l’informatique : tout matériel que vous seriez amené à acheter à vos frais pour les besoins de votre travail, et à condition que vous ne pouviez vous servir de celui de votre entreprise, est déductible. La dépréciation est déductible sur trois ans. Par exemple, pour un PC acheté 990 €, vous déduirez 330 € pendant 3 ans. De même que pour l’usage du téléphone, si celui du matériel informatique est mixte (professionnel et privé), seule la moitié des sommes dépensées seront déductibles. Par contre, pour l’achat de logiciels professionnels, l’intégralité du prix est comptabilisée, et ce, l’année de l’achat.

-pour les demandeurs d’emploi, vous pouvez obtenir la déduction des allocations chômage imposables tous les frais entrainés par votre recherche d’emploi : téléphone, courrier, déplacement, documentation, frais de CV etc…
Pour les chômeurs, comme pour les salariés d’ailleurs, les frais de formation et documentation (achat de livres…) pour améliorer votre situation ou trouver un travail sont déductibles.

Frais réels : l’humain

-les repas : si vous ne retournez pas déjeuner chez vous, conservez toutes les notes de restaurant. Une franchise de 4.40 € par repas est appliquée, et vous pouvez déduire le reste. Ainsi sur un repas de 15 €, la somme déductible sera de (15 – 4.40) 10,60 €.
Dans le cas où vous n’avez pas (ou perdu) de justificatif pour le repas, vous ne pourrez déduire que la somme fixe de 4.40 €
Enfin en cas de repas pris à la cantine de l’entreprise, la somme déductible est comme pour le restaurant : prix moins la franchise de 4.40 €.

-les vêtements : ne sont concernés que les vêtements spécifiques à un travail, et non les vêtements « de tous les jours ». Comme par exemple les uniformes, les robes de magistrat, les bleus de travail, les combinaisons etc… Est pris en charge le coût d’acquisition du vêtement, mais également celui du blanchissage et de l’entretien.

-la santé : si une prothèse doit vous être posée et est indispensable à l’exercice de votre profession, la moitié des dépenses non remboursées par la Sécurité sociale peuvent être déduites.

Frais réels : le logement

-si dans le cadre de votre profession, vous utilisez une partie de votre logement ou un local indépendant parce que votre entreprise ne met pas à votre disposition un bureau, vous pouvez déduire les frais engendrés. A savoir le loyer ou les intérêts d’emprunt relatifs à l’achat du local, le chauffage, les assurances, l’entretien etc… Des frais qui seront calculés au prorata de la surface utilisée par rapport à celle de votre logement.
Dans le cas où vous êtes concernés par le télétravail et que vous travaillez à 100% depuis chez vous, les frais de déplacement (vers votre entreprise et justifiés par elle comme une réunion de travail) sont déductibles également.

-si votre travail se trouve dans une ville éloignée de celle ou réside votre famille, les frais de double résidence peuvent être déduits, mais si et seulement si cette situation est imposée par votre travail et non pas pour des raisons uniquement personnelles. Les intérêts d’emprunt sont déductibles, de même qu’un trajet A/R chaque semaine pour aller retrouver votre famille.

-les frais entrainés pour un déménagement sont déductibles, si celui-ci est rendu nécessaire par votre travail, comme une mutation ou un déménagement de l’entreprise elle-même.

D’autres cas peuvent entrer dans le calcul des frais réels, comme par exemple les frais de cotisations syndicales où vous pourrez déduire l’intégralité des cotisations, contre 66% (limités à 1% du revenu) pour l’option forfaitaire.
De même, si vous êtes obligé d’attaquer votre employeur parce qu’il ne vous verse plus votre salaire, les honoraires payés à votre avocat sont déductibles.

Frais réels en pratique :

Tout d’abord faire la liste exhaustive de tous vos frais professionnels pendant l’année écoulée. Pour savoir si vous avez intérêt à opter pour cette option, allez faire une simulation sur le site des impôts : www.impots.gouv.fr en comparant avec l’option forfaitaire de 10%.

Dans l’affirmative, remplissez votre déclaration de revenu en indiquant le montant de vos frais réels dans la rubrique Traitements et salaires. Vous devrez les détailler sur une feuille que vous joindrez à la déclaration.

Gardez toutes les factures et justificatifs de vos dépenses, elles pourront vous être demandées par votre contrôleur fiscal (en particulier si elles sont particulièrement élevées par rapport à votre revenu).
Dans le cas où les justificatifs sont partiellement absents, l’administration vous fera repasser dans l’option 10% forfaitaires.
N’oubliez pas de bien diviser au prorata les frais entrainés lors d’une utilisation mixte privée/professionnelle. Ni de bien ajouter à vos revenus les versements de votre employeur au titre des remboursements et allocations pour frais professionnels.

L’option frais réels fait preuve de souplesse : elle ne vous engage que pour un an. Vous pouvez revenir à l’option forfaitaire l’année suivante. Cela permet de profiter de fortes dépenses certaines années, tout en conservant le filet des 10% en cas d’absence de frais réels d’autres années.
De même, si vous avez déjà rempli votre déclaration en ayant utilisé le forfait 10% et que vous vous rendez compte que vous auriez dû utiliser les frais réels, vous pouvez vous adresser aux services des impôts en portant réclamation et en joignant les justificatifs et factures. Et ce pendant 3 ans. Par exemple pour les revenus de 2011 que vous avez déclaré en 2012, vous avez jusqu’au 31 décembre 2014 pour adresser votre demande auprès des Impôts.

N’hésitez pas, si vous n’êtes pas certain de votre comptabilité, à demander à bénéficier de la « mention expresse ». Cette dernière vous permet, si vous vous êtes trompés ou que vous n’avez pas droit à déduction, à ne pas être soumis à des pénalités.

A vos calculettes donc ! Pour ceux qui prennent leur voiture chaque jour pour faire plusieurs dizaines de kilomètres, avec péage, frais de stationnement, repas et autres, passer aux frais réels peut vous permettre de moins depenser que le forfait de 10%.